Nastavenia v Google Dokumentoch boli pre mňa kľúčovým objavom v čase, keď sme s mamou bojovali s nekonečným posielaním príloh. Moja mama pripravovala popisy k videám o šití rôznych doplnkov do domu a proces bol úmorný. Napísala text v inom programe, poslala ho mne alebo kolegyni, my sme ho opravili a poslali späť. Výsledkom bol neustály vznik nových súborov a totálny chaos, v ktorom časom nikto nevedel, ktorá verzia je tá finálna.
Prečo sú správne nastavenia v Google Dokumentoch dôležitejšie, než si myslíte?
Keď sme prešli na cloud, zistili sme, že nastavenia v Google Dokumentoch nám umožňujú pracovať na jednom živom súbore. Už žiadna „verzia_2_opravena“. Existuje len jeden odkaz, kde je vždy ten správny text.
Avšak, ak chcete svoj dokument (napríklad e-book) ukázať svetu, musíte vedieť, ako nastavenia zdieľania v Google Dokumentoch správne uzamknúť.
Základom sú role používateľov. Ak niekomu posielate dokument, nastavenia vám umožňujú vybrať si medzi Čitateľom, Komentátorom a Redaktorom. Pre e-book vždy voľte rolu „Čitateľ“, aby vám nikto nemohol prepisovať váš obsah.
Čitateľ (Viewer)
Toto je najzákladnejšia úroveň prístupu.
Čo môže? Vidieť obsah dokumentu, čítať ho a (ak to nezakážete) si ho stiahnuť alebo vytlačiť.
Čo nemôže? Robiť žiadne zmeny v texte, pridávať komentáre ani meniť nastavenia zdieľania.
Kedy použiť? Keď chcete, aby si niekto len prečítal hotové informácie bez možnosti do nich zasahovať.
Komentátor (Commenter)
Ide o strednú cestu medzi čítaním a upravovaním.
Čo môže? Vidieť dokument a pridávať k nemu komentáre alebo návrhy. Návrhy sa v dokumente zobrazia ako farebne odlíšený text, ktorý musí vlastník najprv schváliť, aby sa stal trvalou súčasťou dokumentu.
Čo nemôže? Priamo mazať alebo prepisovať pôvodný text bez vášho súhlasu.
Kedy použiť? Keď chcete spätnú väzbu, ale chcete mať kontrolu nad tým, čo sa vo výsledku zmení.
Redaktor (Editor)
Toto je najvyššia úroveň spolupráce.
Čo môže? Plnohodnotne upravovať dokument: mazať, písať, formátovať, pridávať obrázky a meniť akýkoľvek obsah. Redaktor môže takisto prijať alebo odmietnuť návrhy od komentátorov a zvyčajne môže dokument zdieľať s ďalšími osobami.
Čo nemôže? Nemôže dokument úplne vymazať (to môže len vlastník).
Kedy použiť? Keď na dokumente pracujete spoločne s kolegami alebo partnermi.
Prehľadná tabuľka porovnania
| Funkcia | Čitateľ | Komentátor | Redaktor |
| Zobrazenie dokumentu | Áno | Áno | Áno |
| Pridávanie komentárov | Nie | Áno | Áno |
| Navrhovanie úprav | Nie | Áno | Áno |
| Priama úprava textu | Nie | Nie | Áno |
| Zdieľanie s inými | Nie | Nie | Áno* |
*Vlastník môže redaktorom v nastaveniach zakázať možnosť meniť povolenia a zdieľať súbor.
Kde zakázať stiahnutie a vytlačenie
Ak chcete mať istotu, že si váš e-book nikto neprivlastní, musíte otvoriť pokročilé nastavenia zdieľania v Google Dokumentoch. Postupujte takto:
- Kliknite na ikonu ozubeného kolieska (Nastavenia)
Na obrázku vyššie sa nachádza v pravom hornom rohu bieleho okna „Zdieľanie položky…“ (hneď vedľa otáznika). - Zmeňte oprávnenia
Po kliknutí tu nájdete kľúčové nastavenia zdieľania v Google Dokumentoch, ktoré určujú, čo môžu ľudia so súborom robiť. Po kliknutí na koliesko sa vám otvoria dve možnosti s políčkami na zaškrtnutie. - Zrušte zaškrtnutie pri druhej možnosti
Vypnite voľbu, teda označte možnosť „Ľudia, ktorí môžu sťahovať, kopírovať a tlačiť“. - Uložte zmeny
Kliknite na šípku späť a potom na tlačidlo Hotovo.
Dôležité upozornenia:
- Toto nastavenie musíte urobiť pre každý súbor jednotlivo. Ak zdieľate celý priečinok, táto konkrétna reštrikcia sa na súbory v ňom automaticky neaplikuje (používateľ ich stále bude môcť stiahnuť, ak to nenastavíte v každom dokumente zvlášť).
- Keď toto políčko odškrtnete, používateľ s rolou „Čitateľ“ alebo „Komentátor“ neuvidí v menu možnosť stiahnuť súbor, vytlačiť ho a nebude môcť ani kopírovať text do schránky (Ctrl+C).
- V tom istom menu môžete zakázať aj Redaktorom (Editorom) meniť povolenia a pridávať ďalších ľudí do dokumentu.
Tieto nastavenia zdieľania v Google Dokumentoch sú neoceniteľné, ak šírite svoje know-how.
Na druhom obrázku je zaškrtnutá možnosť: „Povoliť redaktorom meniť povolenia a zdieľanie“.
Tu je presné vysvetlenie, čo to v praxi znamená:
- Právo pridávať ďalších ľudí
Ak niekomu udelíte rolu Redaktor, táto osoba môže do dokumentu pozvať ďalších ľudí (zadať ich e-maily) bez toho, aby sa vás pýtala. - Zmena úrovne prístupu
Redaktor môže meniť role ostatným ľuďom, ktorých ste pridali. Môže napríklad zmeniť iného „Čitateľa“ na „Redaktora“ alebo niekoho z dokumentu úplne odstrániť. - Zmena všeobecného prístupu
Redaktor môže zmeniť nastavenie „Kto má odkaz“. Napríklad môže zmeniť prístup z „Obmedzené“ na „Ktokoľvek s odkazom“ a naopak.
Kedy to nechať zaškrtnuté? Ak pracujete v tíme a dôverujete kolegom, že vedia, koho ďalšieho potrebujú do projektu prizvať. Ušetrí vám to čas, pretože nemusíte každého nového človeka schvaľovať vy ako vlastník.
Kedy to radšej vypnúť (zrušiť zaškrtnutie)? Ak chcete mať stopercentnú kontrolu nad tým, kto presne má k vášmu e-booku prístup. Keď to vypnete, Redaktori budú môcť obsah dokumentu stále upravovať, ale nebudú môcť k nemu nikoho ďalšieho pripísať ani meniť nastavenia súkromia.
Pod týmto nastavením sú nezaškrtnuté políčka pre sťahovanie a tlač. To znamená, že momentálne nikto (ani redaktori, ani čitatelia) nemôže e-book oficiálne stiahnuť, vytlačiť alebo kopírovať text, kým tie políčka nezaškrtnem.
Pri vypnutí všetkého, prečo je možné dokument zdielať a pridať odkaz na disk
Možno sa to na prvý pohľad zdá mätúce, ale v systéme Google Disk je dôležitý rozdiel medzi tým, keď niekto získa vlastnú kópiu súboru a keď si naň vytvorí len odkaz (skratku).
Prečo je možné „Pridať odkaz na Disk“?
Keď v nastaveniach zakážete sťahovanie, tlač a kopírovanie, chránite obsah súboru. Možnosť „Pridať odkaz na Disk“ (v slovenskej verzii často ako „Pridať skratku na Disk“) však nevytvára novú kópiu vášho dokumentu.
- Je to len záložka
Odkaz funguje ako „ukazovateľ“. Používateľovi len umožní nájsť váš súbor rýchlejšie vo svojom vlastnom priečinku bez toho, aby ho musel hľadať v sekcii „Zdieľané so mnou“. - Práva sa nemenia
Aj keď si niekto pridá odkaz na svoj Disk, stále podlieha vašim obmedzeniam. Nemôže text skopírovať, stiahnuť ani vytlačiť, pretože pri každom otvorení sa pristupuje k vášmu pôvodnému, chránenému súboru.
Prečo je možné dokument stále „Zdieľať“?
Tlačidlo „Zdieľať“ ostáva aktívne z dvoch dôvodov:
- Pre vlastníka (Vás)
Vy ako vlastník musíte mať vždy možnosť spravovať, kto má k dokumentu prístup. - Pre redaktorov (ak ste to nezakázali)
Na vašom druhom obrázku je zaškrtnuté políčko „Povoliť redaktorom meniť povolenia a zdieľanie“. To znamená, že ak niekomu dáte rolu „Redaktor“, táto osoba môže dokument zdieľať ďalej. Ak chcete, aby nikto iný nemohol pridávať ďalších ľudí, musíte toto políčko odškrtnúť.
Čo sa stane, keď je „všetko vypnuté“?
Ak máte nastavenia tak, ako sú na vašom obrázku (vypnuté sťahovanie/tlač pre všetkých):
- Čitateľ vidí dokument, ale v menu „Súbor“ nemá možnosti Stiahnuť ani Tlačiť a nefunguje mu ani Ctrl+C.
- Kópia dokumentu sa nedá vytvoriť (možnosť „Vytvoriť kópiu“ je sivá a neaktívna).
- Odkaz na disk si však vytvoriť môže, aby dokument nestratil zo zoznamu svojich súborov, čo však vašu bezpečnosť neohrozuje.
Vaše nastavenia sú správne pre maximálnu ochranu obsahu. Odkaz na disk je len pre pohodlie používateľa a neumožňuje mu obísť vaše zákazy.
Ako to úplne „uzamknúť“?
Ak chcete zabrániť aj tomu, aby si ľudia medzi sebou posielali odkaz, musíte zmeniť Všeobecný prístup.
- Kliknite na Zdieľať.
- Zmeňte „Ktokoľvek s odkazom“ na „Obmedzené“.
- Potom musíte každého človeka pridať manuálne pomocou jeho e-mailovej adresy.
V takom prípade sa k dokumentu dostanú naozaj len tí ľudia, ktorých e-maily ste tam vpísali, a nikto iný, ani keby ten odkaz mal.
Finálna kontrola nastavení zdieľania v Google Dokumentoch pre komunitu
Keď vkladáte odkaz do komunity, uistite sa, že nastavenia zdieľania v Google Dokumentoch sú prepnuté na „Ktokoľvek s odkazom“. Vďaka tomu, že ste predtým zakázali sťahovanie, budú tieto nastavenia zdieľania fungovať ako nepriestrelný štít. Vaša komunita dostane prístup k vedomostiam, ale váš originál zostane v bezpečí.
Dôležité upozornenie na jedno riziko. Pri nastavení „Ktokoľvek s odkazom“ sa môže stať, že niekto z danej komunity tento odkaz skopíruje a pošle ho niekomu ďalšiemu mimo vašej komunity. Google nedokáže overiť, či je osoba členom vašej komunity, kontroluje len to, či má v prehliadači váš odkaz.
Správne nastavenia zdieľania v Google Dokumentoch vám ušetria čas, ktorý by ste inak strávili upratovaním verzií, a dodajú vám istotu, že váš digitálny produkt je chránený profesionálne a efektívne. Používajte nastavenia zdieľania v Google Dokumentoch s rozumom a sústreďte sa radšej na tvorbu než na strach z kopírovania.